Dijital bir iş paketinde yanlış kişiye ait dosyayı fark ettiğinizde, önce paylaşımı ve dosya üzerinde devam eden işlemi durdurun. Dosyayı başka birine iletmeyin, yeni bir kopyaya eklemeyin ve doğru dosya olduğunu varsayarak kullanmayın. Ardından kurumunuzda bu tür durumları ele almaya yetkili kişiye, onaylı ve güvenli iletişim kanalından haber verin. Hangi dosyanın karıştığını anlamak için Paket manifesti içindeki manifest yaklaşımından ve eksik kayıt kontrolü gibi kabul adımlarından yararlanabilirsiniz.
Dosyanın kimliğini güvenli biçimde doğrulayın
Dosya adı tek başına yeterli bir kimlik olmayabilir. İş kimliği, sürüm, oluşturulma tarihi, gönderici ve hedef kayıt gibi alanları karşılaştırın; yalnızca yetkiniz olan bilgiyi açın. Kişisel veriyi açık mesajlarda veya herkese açık kanallarda tekrar etmeyin. Aynı adla birden fazla dosya varsa, hangisinin güncel olduğunu sorumlu kişiden teyit edin. Yanlış dosyanın ne zaman ve hangi iş akışında görüldüğünü not etmek, olayın kapsamını anlamayı kolaylaştırabilir. Kurumun kayıt saklama ve olay yönetimi kurallarına uyun; kendi başınıza izleri silmeyin veya dosyayı farklı yere taşımayın.
Güvenli bildirimde ne söylemeli?
Bildiriminizde, karışıklığı fark ettiğiniz zamanı, ilgili iş veya dosya sürümünü ve şu ana kadar yaptığınız işlemleri belirtin. Yanlış içeriği yeniden eklemek yerine kurumun belirlediği tanımlayıcıyı kullanın. Mesajı doğru alıcıya gönderdiğinizden emin olun ve çözüm adımını kimin yöneteceğini sorun. Eğer dosyanın başkasına ulaşmış olabileceğini düşünüyorsanız bunu saklamadan bildirin. Düzeltme veya geri çekme işlemini yalnızca yetkili kişinin yönlendirmesiyle yapın; sistemdeki kayıt geçmişi inceleme için gerekli olabilir.
İş akışında tekrarını önleyecek kontroller
FDA’nın üç boyutlu tıbbi cihaz üretimi örneğinde tasarım dosyası, yazılım iş akışı, malzeme ve doğrulama gibi ayrı aşamalar anlatılır. Bu ABD kurumunun verdiği örnek, Türkiye’deki mevzuat veya her laboratuvarın zorunlu süreci olarak yorumlanmamalıdır. Yine de dijital teslimde dosya adı, sürüm, iş kimliği ve hedef alıcının ayrı alanlarda görünmesi gibi kontrol fikirleri sunar. Gönderimden önce özet ekranını incelemek, seçili kaydın doğru olduğunu teyit etmek ve tamamlandığını kimin doğruladığını belirtmek yararlı olabilir. Bunlar genel iş akışı önerileridir; kurumunuzun onaylı prosedürü önceliklidir.
Bir dosya doğru kişiye ait olsa bile yanlış sürüm seçilmiş olabilir. Bu nedenle teslimden önce iş kimliğiyle dosya sürümünü birlikte karşılaştırın; birden fazla sürüm varsa hangisinin geçerli olduğunu sorumlu kişiden teyit edin. Ön kontrolün kim tarafından tamamlandığını da kaydedin. Bu basit kayıt, bir sorunun kaynağını araştırırken hangi kopyanın kullanıldığını görmeye yardım eder. Dosya içeriğinde kişisel bilgi bulunuyorsa, doğrulamayı yalnızca yetkili kullanıcıların erişebildiği sistemde yapın.
Kaynaklar
Bu yazı genel iş akışı bilgisidir; hukuki bildirim yükümlülüğü veya kurum prosedürü yerine geçmez.